EPLE - FRANCE

Installation de mes logiciels sur un réseau ...

Stéphane Gourbeille — Mon, 26 May 2025 14:10:00 +0200

On vient de me demander par email si on pouvait installer mes logiciels en réseau ... Je vous donne donc ma réponse !

Comme vous le savez on a souvent des réseaux communs à l'administration ou au sein de l'agence comptable. Si vous installez un logiciel sur le réseau de l'agence comptable, il est paramétré pour être multi sessions, ce qui veut dire que vous pouvez l'ouvrir et travailler à plusieurs en simultané dessus. Je l'ai paramétré pour cela. Chez moi cela fonctionne.

Si vous souhaitez créer un raccourci sur votre bureau

Allez dans le dossier du logiciel, clic droit sur l’icône de l'application et créer un raccourcis bureau ... C'est fait !

Scolar Pilotage

Stéphane Gourbeille — Thu, 01 May 2025 15:19:00 +0200

Pour voir l'exécution budgétaire autrement...

J'ai créé Scolar Pilotage afin d'avoir une vision de l'exécution budgétaire qui me convenait mieux.

Après avoir exporté d'Opale et importé le fichier Excel dans le logiciel, je peux voir sous forme de graphique et d'informations les données.

Importation des données

Le fichier issu d'Opale est un peu "Space" car il comprend 2 onglets (Un tableau croisé dynamique lié à l'onglet 2 qui contient les données brutes).

Si on regarde l'onglet 2 on remarque que les valeurs sont en négatif et en positif, on remarque aussi que les colonnes budget, réalisé, engagé et en cours sont les mêmes pour les recettes et les dépenses. Une conclusion simple en ressort, les données fournies ne sont pas exploitables en l'espèce.

Il faut donc les importer en les traitant avec le code suivant

nNbreLigne est un entier sBudget est un xlsDocument sBudget=xlsOuvre(SAI_Fichier) //Avant d'importer on vide la bdd Exécution HSupprimeTout(Exécution) HRAZ(Exécution) //On se positionne sur la feuille 2 du fichier excel sBudget..Feuille=2 SI sBudget<>-1 ALORS nNbreLigne=xlsNbLigne(sBudget) //On commence l'importation à partir de la ligne 3 POUR k=3 À nNbreLigne //On importe les données du tableur excel exporté d'Opale Exécution.Type=xlsDonnée(sBudget,k,5) Exécution.Type2=xlsDonnée(sBudget,k,8) Exécution.Service=xlsDonnée(sBudget,k,11) Exécution.Domaine=xlsDonnée(sBudget,k,14) Exécution.Activité=xlsDonnée(sBudget,k,17) Exécution.Dep_Rec=xlsDonnée(sBudget,k,35) Exécution.Compte=xlsDonnée(sBudget,k,43) //On récupère la valeur absolue de la colonne Budget rAbsBudget est un réel rAbsBudget=xlsDonnée(sBudget,k,64) Exécution.Budget=Abs(rAbsBudget) //On récupère la valeur absolue de la colonne Engagé rAbsEngagé est un réel rAbsEngagé=xlsDonnée(sBudget,k,65) Exécution.Engagé=Abs(rAbsEngagé) //On récupère la valeur absolue de la colonne Réalisé rAbsRéalise est un réel rAbsRéalise=xlsDonnée(sBudget,k,66) Exécution.Réalisé=Abs(rAbsRéalise) //On récupère la valeur absolue de la colonne En cours rAbsEncours est un réel rAbsEncours=xlsDonnée(sBudget,k,67) Exécution.En_cours=Abs(rAbsEncours) //On récupère la valeur absolue de la colonne Disponible rAbsDisponible est un réel rAbsDisponible=xlsDonnée(sBudget,k,68) Exécution.Disponible=Abs(rAbsDisponible) Exécution.RNE=xlsDonnée(sBudget,k,78) //On ajoute les données dans la bdd Exécution HAjoute(Exécution) //On met à jour la table d'affichage TableAffiche(TABLE_Exécution,taInit)

Avec ce code, on va pouvoir récupérer les valeurs contenues dans l'Onglet 2 puis importer les colonnes d'Excel qui nous intéressent pour les intégrer dans la base de données du logiciel.

Afin que les résultats soient cohérents, il va aussi falloir récupérer les valeurs absolues de toutes les données sinon on se retrouve avec tous les disponibles en négatif et ce n'est pas le but recherché...

A chaque importation, la base de données est vidée de tout son contenu et reçoit les nouvelles données alors qu'elle est vide. Cela permet d'éviter les ennuis avec les requêtes et les doublons éventuels...

Les requêtes

Les requêtes sont simples à gérer car dans le fichier importé il y a une colonne DEP et REC (Dépenses et recettes).

Mes requêtes fonctionnent donc comme Opale, en sélectionnant les recettes OU les dépenses pour effectuer les calculs.

Il aurait été encore plus simple d'importer d'Opale les Dépenses puis les Recettes mais ça m'obligeait à faire des manipulations ...

Pourquoi un bouton données pluriannuelles ?

Tout d'abord il est important de comprendre que les bases de données de l'évolution de la DGF et du FDR sont séparées de la base du budget. Cela signifie que les données qui y sont intégrées ne sont pas effacées lors de l'importation d'un nouveau budget.

D'accord mais pourquoi ? Simplement parce que je voulais avoir certains éléments à conserver même si je change de budget. Comme je suis agent comptable, je veux pouvoir importer plusieurs budgets distincts mais aussi conserver les éléments de mon établissement.

Lire dans les soldes des comptes du Trésor, la voyance pour les nuls...

Stéphane Gourbeille — Wed, 16 Apr 2025 12:20:00 +0200

J'utilise un indicateur simple lié aux différents soldes du Trésor constatés en début de mois.

Cet indicateur, qui peut paraitre inattendu révèle pourtant beaucoup de choses sur le fonctionnement d'un établissement. Voyons quelques exemples de coubres graphiques.

Comme je le disais, cet indicateur reprend sur un graphique en courbe le solde du compte du Trésor au 1er de chaque mois (Voir votre relevé) et au 31 décembre de l'année.

Les éléments que j'ai fourni sont issus de mon imagination et permettent de voir les différentes courbes de manière un peu accentuée.

A la fin de cet article, vous verrez un cas réel d'un établissement rattaché à mon agence comptable.

Qui a dit que les soldes du Trésor ne servaient à rien ?

Les courbes obtenues permettent une vision intéressante de la vie de l'établissement. Exemples pratiques :

Cas N°1

Dans cette courbe, on observe le cas typique d'un établissement qui a des entrées financières régulières tout le long de l'année.

Ces entrées peuvent être liées à des mandats de prélèvement, des subventions ...

Dans ce cas, l'établissement reste assez stable sur son compte du trésor. Pas d'inquiétude pour l'agent comptable ...

Cas N°2

J'appelle ce cas "Le cas de changement de secrétaire général en septembre". Jusqu'en juin, l'exercice budgétaire se passe normalement puis à partir de septembre, le compte du trésor se met à augmenter jusqu'en décembre où on constate un apurement des factures.

On retrouve souvent ce cas dans des établissements avec un nouveau SG (souvent sortant d'IRA). Entre les formations et les factures qui s'accumulent, un retard de mandatement est constaté.

L'agent comptable se questionne dès fin septembre et se dit qu'il y a surement un problème...

Cas N°3

Cas typique d'un établissement qui touche sa DGF en 2 fois (Mars et juin) et qui n'a plus de rentrées financières sur l'année. De plus en plus de collèges malheureusement... Ici l'agent comptable surveille le solde du compte du Trésor jusqu'à la zone critique...

Cas N°4

C'est souvent le cas d'un établissement mutualisateur. Un grosse subvention tous les 3 ou 4 mois pour payer les salaires. Le problème de ce genre de graphique est qu'il empêche de voir la vie de l'établissement.

Pour obtenir une courbe lisible, il faut enlever du solde du trésor les subventions liées aux payes et les mandatements liés aux payes.

Cas N°5

Ce cas est assez révélateur d'un petit établissement sans beaucoup de moyens et que j'ai rencontré en Ile de France. Peu de demi-pensionnaires et très faibles entrées financières..

On part au mois de février sur une entrée de DGF puis au fur et à mesure de l'exécution budgétaire le solde du compte qui réduit. Peu ou pas d'entrées financières et une courbe longue et descendante vers le solde du 31 décembre. Surveillance du solde du compte obligatoire !

Cas N°6

Cas souvent vu dans ma carrière. 2 Voyages 1 en avril et 1 en mai. Les voyages ont été votés sur l'année N et pas d'acomptes en N-1. Pourtant l'établissement a reçu une notification pour les 2 voyages de la CTR pour une prise en charge importante des frais. Que se passe t-il ? Baisse importante du trésor sur mai et juin quand les prestataires sont payés puis on remarque le paiement de la subvention sur le mois de septembre.

L'agent comptable s'assure avant de payer que le disponible sur le compte est suffisant et que les mandats pour les voyages ne mettent pas en danger la situation financière de l'établissement.

Mise en place d'actions par l'ordonnateur après alerte par l'agent comptable

Les 2 graphiques que je vous présentent sont réels et viennent d'un établissement rattaché à mon agence comptable. Capture d'écran du rapport de l'agent comptable pour le compte financier 2024.

La 1ere situation était celle de 2024. De grosses actions de maitrise des coûts ont été mises en place par le chef d'établissement ainsi que la mise en place des prélèvements automatiques pour les créances. On se rapproche du graphe du cas N° 1. En bas, il s'agit du graphique de l'exercice 2023 sans mise en place d'actions pour le même établissement.
Vous comprendrez surement en regardant ces 2 graphiques qu'il est possible de tirer de nombreuses informations des soldes des relevés de compte.

Comprendre l'utilité de la balance âgée d'Opale

Stéphane Gourbeille — Sun, 06 Apr 2025 19:55:00 +0200

Les EPLE ont plus que jamais besoin de sécuriser leur trésorerie (Baisse des DGF, des subventions ...). Pour cela, ils peuvent s'aider de la balance âgée : c'est un des indicateurs clés du poste Tiers qui permet de prendre des décisions éclairées pour bien piloter la trésorerie.

La balance âgée est un outil indispensable pour les comptables qui s’occupent du recouvrement de créances. . Elle permet à la fois d’organiser et de prioriser les actions de relances des Tiers et de contrôler la performance pour éviter l'accumulation des retards de paiements.

Définition

La balance âgée client est un outil comptable qui récapitule tous vos comptes de tiers auxiliarisés non soldés en les classant par ancienneté. Elle met en évidence les créances à encaisser en indiquant leur montant et leur nombre de jours de retard. À ne pas confondre avec la balance âgée fournisseur, qui est un document comptable présentant la liste des dettes d'une entreprise envers ses fournisseurs en les classant selon leur ancienneté.

Il est intéressant de suivre la balance âgée de façon globale pour l'ensemble de vos tiers mais aussi par tiers.

A quoi sert-elle ?

Le fait de pouvoir ventiler les créances par ancienneté permet d'avoir autant une analyse quantitative sur le montant d'encours qu'une analyse qualitative du poste Tiers. L'analyse est affinée car le calcul de la balance âgée permet de mettre en évidence le taux de retard de paiement et de le décliner par tranche de retard.

Dans la balance âgée, cette hiérarchisation des créances des tiers par ordre décroissant de retard de paiement est une représentation idéale pour définir des priorités de relances et éviter les retards de paiement.

Ainsi vous pouvez grâce à Excel appliquer un graphique pyramidal sur vos créances par tranche de périodes (Trimestre, mensuel...).

De même avec un graphique courbe, vous pourrez évaluer le % de taux de recouvrement selon la période de retard (30 jours, 1 trimestre, 1 an ...)

Enfin le suivi de la balance âgée vous permet de mieux définir votre stratégie de recouvrement. Par exemple la mise en place de délais plus stricts pour les relances, l'automatisation de la mise en place d'un recouvrement forcé dès 2 mois de retard ...

Alors amusez vous bien et surtout prenez le temps d'analyser vos chiffres afin que votre indicateur soit cohérent et surtout vous permette la mise en place d'actions.

Scolar Portefeuille Tiers est en ligne !

Stéphane Gourbeille — Thu, 03 Apr 2025 20:00:00 +0200

Le dernier logiciel de ma création est en ligne ! toutes les infos dans l'article...

Scolar Portefeuille Tiers est un logiciel que j'ai créé pour mes besoins.

Une famille contestait une facture ainsi que des relances et j'ai été obligé de leur envoyer le fichier Excel d'Opale.

Je me suis donc dit qu'il y avait surment mieux à proposer.

J'ai donc créé ce logiciel. Vous exportez au format Excel le portefeuille d'un tiers Opale en quelques clics et vous l'importez dans le logiciels. Vous pouvez désormais l'imprimer proprement (Voir l'exemple en PDF).

Si vous souhaitez une amélioration n'hésitez pas à me le dire en utilisant le formulaire de contact.

Bienvenue sur notre nouveau site !

Stéphane Gourbeille — Wed, 02 Apr 2025 20:37:00 +0200

Je suis heureux de vous annoncer que mon site, est de retour en ligne après une période de reconstruction. Malheureusement, notre précédent site a été victime d'une attaque, mais j'ai travaillé dur pour vous offrir une nouvelle plateforme, plus sécurisée et conviviale, grâce à Dotclear.

Du contenu à venir !

Dans les jours et semaines à venir, je vais progressivement enrichir le site avec du contenu frais et pertinent. Restez connectés pour découvrir mes dernières publications, mises à jour et ressources.

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